Koolitus | Kuidas vältida ehitustööde viivitusi, vaidlusi ja lisakulusid?

Viivitused on ehitusprojektides sagedased ja sageli tulenevad need pealtnäha väikestest probleemidest – hilinevad materjalid, töövõtjate omavahelised ajaplaani ebakõlad või ebapiisav tööde koordineerimine. Sellised olukorrad, mis algselt võivad tunduda tühised, kipuvad kumuleeruma ning viivad projekti üldise graafikust maha jäämiseni.

Lahendus: Viivituste ennetamiseks on vaja luua selline ajakava, mis ei keskendu ainult suurematele etappidele, vaid arvestab ka väiksemate vaheetappidega, nagu tarnete saabumine ja tööde vahelised üleminekud. Koordineeriv projektijuhtimine, kus kõik osapooled – töövõtjad, alltöövõtjad ja tarnijad – kaasatakse ajakava koostamisse, vähendab riski, et tööetapid kattuvad või jäävad hiljaks. Lisaks peaks ajakava olema paindlik ja võimaldama ruumi ootamatusteks. Selles võiks olla ka sisse arvestatud ajapuhvrid, et isegi kui ilmneb mõni viivitus, ei mõjutaks see kogu projekti lõpetamise tähtaega. Oluline on ka regulaarne järelevalve tööde edenemise üle – sellega saab kiiresti tuvastada võimalikud takistused ja nendega koheselt tegeleda.

Tihti juhtub, et ehitusprojekti alguses paika pandud eelarve näib täpne ja realistlik, kuid projekti käigus kerkivad esile ootamatud kulud, nagu täiendavate tööriistade hankimine, spetsialistide palkamine või kallinenud materjalid. Sellised kulud ei pruugi olla ilmnevad projekti planeerimise faasis, kuid võivad oluliselt mõjutada projekti lõppmaksumust ja vähendada kasumlikkust.

Lahendus: Ootamatute kulude vältimiseks on kriitilise tähtsusega teha põhjalik riskiarvestus projekti alguses. Lisaks suurematele kululiinidele tuleks projekti eelarvesse lisada ka puhvrit ootamatusteks, mis võimaldab suuremat paindlikkust eelarve haldamisel. Kõik võimalikud varjatud kulud tuleks kaardistada varakult, lähtudes varasemate projektide kogemustest – näiteks kas materjalide hinnad võivad kõikuda, milliseid eriteadmisi või lisanõudeid võib projekti käigus tekkida? Samuti on oluline, et projekti jooksul toimuks regulaarne finantsülevaade, et jälgida kulude kulgu ja teha vajadusel kiireid kohandusi. Pidev koostöö raamatupidamise ja finantsmeeskonnaga aitab tagada, et kulude üle on pidev kontroll.

Ehitusprojektides võivad tihti tekkida viivitused, kui vajalikke töölubasid ei taotleta õigel ajal või kui regulatsioonidele vastamine võtab rohkem aega kui esialgu plaanitud. Erinevad regulatiivsed nõuded ja kooskõlastused võivad takistada tööde algust või pidurdada nende edenemist, eriti kui neid ei ole projekti ajakavasse varakult integreeritud.

Lahendus: Projekti algfaasis tuleks kaardistada kõik vajalikud töölubade ja regulatsioonidega seotud nõuded ning teha selge plaan, millal ja kuidas need taotleda. Vajadusel kaasata spetsialiste, kes tegelevad regulatsioonide ja juriidiliste nõuetega, et vältida viimase hetke viivitusi. Samuti tuleb lisada piisavad ajavaru selliste viivituste puhuks. Regulatsioonide ja lubade taotlemine peaks olema integreeritud projekti ajakavasse kui kriitiline osa, mitte järele mõeldud lisand. Lisaks tasub ehitusprojektides kaaluda koostööd kohalike omavalitsustega, kes suudavad ette näha võimalikke kitsaskohti lubade väljastamisel ning aitavad nendega ennetavalt tegeleda.

Ehitusprojektides võib töövõtjate, alltöövõtjate ja juhtide vaheline kommunikatsioon kergesti kannatada, eriti kui projektil on palju erinevaid osapooli. See võib viia eksimuste, tööde dubleerimise ja isegi konfliktiolukordadeni, mis lükkavad projekti lõpuleviimist edasi.

Lahendus: Efektiivse suhtluse tagamiseks on vajalik, et kogu kommunikatsiooniprotsess oleks struktureeritud ja läbipaistev. Oluline on kasutada digitaalseid tööriistu ja projektijuhtimise platvorme, mis võimaldavad kõigil osapooltel jagada infot ja jälgida tööde edenemist reaalajas. Need platvormid võimaldavad samuti arhiveerida kogu projekti ajaloo ja suhelda struktureeritult, vältides kaotatud või unustatud infot. Lisaks aitab regulaarsete koosolekute korraldamine kõigil osapooltel hoida ühtset arusaama projekti hetkeseisust ja ennetada eksimusi, mis võivad tekkida info liikumise puudujääkidest. Selgelt määratletud vastutusvaldkonnad ja rollid meeskonnas tagavad, et igaüks teab täpselt, mida temalt oodatakse, ning välistavad tööde dubleerimise ja segaduse.

Ehitusprojektides võivad ressursid, olgu need siis materjalid, tööriistad või inimesed, äkitselt otsa saada, mis võib viia tööseisakuteni. Tarneahelate katkestused, ebatäpsed tellimused või tööjõupuudus on sagedased põhjused, miks töö peatub ja projekt venib.

Lahendus: Ressursside optimeeritud planeerimine on siin võtmetähtsusega. Projekti algfaasis tuleb koostada selge ülevaade kõigist vajalikest materjalidest ja tööjõust, samuti kaardistada tarnijad ja tagada nendega regulaarne suhtlus. Võimalusel tuleks tarnijatega sõlmida lepingud, mis võimaldavad paindlikke tarneajad ja annavad kindlust, et materjalid jõuavad kohale õigeks ajaks. Samuti peaks planeerima varumaterjale ning kaasama piisavalt spetsialiste ja tööjõudu, et võimalike haiguste või puhkuste korral ei tekiks puudujääke. Projekteerimismeeskond võiks kasutada spetsiaalseid varude juhtimise süsteeme, mis aitavad varakult tuvastada, kui mõni ressurss hakkab otsa saama, ja teha koheselt vastavad täiendavad tellimused.

Kui soovid ehitusprojektides vältida viivitusi, hoida eelarve kontrolli all ja tagada sujuv koostöö osapoolte vahel, siis koolitus "Professionaalne projektijuhtimine ehitusvaldkonnas" annab sulle vajalikud praktilised oskused.

Äripäeva Akadeemia koolitus koosneb kahest osast, kus esimeses osas jagavad parimaid praktikaid ehitusvaldkonna projektijuhtimisest koolitajad on Tiit Valm ja Ahti Väin. Teises osas annab seadustest ja õiguslikest alustest projektijuhtidele ülevaate vandeadvokaat Ott Saame.

Liitu koolitusega, et projektijuhtimise koostöö protsessid annaksid oodatud tõhususe. 6-päevase koolitusprogrammi läbimine annab 18,8 täiendõppe punkti!