Projektijuhtimises ei kehti mõttelaad “Hakkame mehed minema, küll siis pärast paistab”

Tiit Valm soovitab mõelda projektitöö kodusele analoogile – õhtusöögi valmistamisele või sanitaarremondi tegemisele korteris. Ja ta esitab küsimuse, millal algab koduremondi projekt? Kas siis, kui pereisa tööriided selga tõmbab? Või siis, kui ta hakkab abikaasaga koos tapeete valima?

Remont võtab aega 1–1,5 nädalat. Kui arvestada sama ajaga kalendris, võib leida end olukorrast, kus tapeedi otsimine võib aga võtta aega sedavõrd, et remont tuleb nihutada järgmisesse aastasse.

Sama loogikaga kehtib ka tööstusettevõttes tellimuste sissevõtmisel, arendusprojekti alustamisel ITs, kinnisvara arendamisel, ehituses jne. Meie ühiskonnas loetakse millegi pärast normaalseks, et projekti alguseks on n-ö käiste üles käärimise hetk. Tiit Valmi kolleeg – koolitaja Algis Perens – nimetab seda fenomeni projektijuhtimise meetodiks “Hakkame mehed minema, küll siis pärast paistab”.

Selles olukorras päästab vaid projektijuhi kogemus. Kogenud projektijuht suudab kohe alguses võtta olukorra kontrolli alla ja alustada projekti planeerimisest, läbirääkimistest ja detailiseeritud kokkulepetest. Kõigil osapooltel peab olema kindlustunne ja teadmine, KUIDAS asjad käima hakkavad, kuidas töökultuurid kokku käivad, kuidas protsesse ellu viiakse. Mida suurem on projektijuhi kogemus, seda täpsemalt oskab ta hinnata, mida peab koostöö õnnestumiseks kokku leppima, kui palju miski aega võtab, millised võivad olla poolte erinevused arusaamades ja huvides ning kuidas neid kokku viia.

Koduse analoogi juurde tagasi tulles uurib pereema (loe: kogenud projektijuht) kõigi õhtustajate maitse-eelistusi, mõtleb, kui palju tal toiduvalmistamiseks aega kulub, millise eelarve raames ta peab püsima ja mida poest varuma. Otse loomulikult arvestab ta vajalike pottide ja pannide olemasoluga. Kui ta nendele asjadele hakkab mõtlema õhtupoolikul kööki sisenedes, võib juhtuda, et toit õhtustajatele ei maitse, pole millestki toitu valmistada, pole millega valmistada jne.