Kuidas välistada kommunikatsiooni probleeme projektide juhtimises?

Pääsemist loodetakse IT-vahenditest, näiteks ühisplatvormide loomine, või siis protseduuride ja struktuuri korrastamisest: kvaliteetsemad aruanded, informeerimisgraafikud, parem protsessijuhtimine.

Paraku ei pruugi neist olla abi selliste probleemide põhjuste puhul, nagu näiteks eeldamine. Me kipume arvama, et teised inimesed on nagu meie. Mõtlevad sama moodi, mõistavad asju nagu meie. Seetõttu jäetakse kokkulepped üle kontrollimata – ma eeldan, et asi on kokku lepitud. Või kui kontrollimine toimub, siis küsimuse abil: “Kas sa said aru?” Vastus sellele: “jah” ei anna aga mingit infot selle kohta, mida täpselt ja kuidas see inimene siis ikkagi mõistis. Kui üldse mõistis.

Vastutuse jagamine. Üks eeldamise eriliikidest puudutab vastutuse jagamist omavahelises suhtlemises. Kelle asi on võtta initsiatiiv ja otsida ühendust? Mis asjaolude ilmnemisel? Kellega täpselt? Eeldus “kel janu, sel jalad” (või “kel häda, see kisab”), ei pruugi toimida, sest inimeste kannatlikkus, ajataju ja probleemitundlikkus võivad olla vägagi erinevad. Tegeliku psühholoogilise kontakti puudumine on teine sage põhjus, miks tähendus kahe inimese vahel “maha kukub”. Seda tingib kiirustav asjaajamine, vähene süvenemine, rööprähklemine (mitme asjaga korraga tegelemine). Püüeldakse “linnukese” kirja saamise poole või valitseb “Tehtud – mõeldud!” töökultuur (vahel ka lihtsalt “tehtud!” ilma igasuguse “mõtlemiseta”).

Nn small-talk ehk väike viisakusvestlus ei ole veidrike leiutis, sellel on täita ülioluline roll selguse ja usalduse tekitamisel suhtlemises. Kuid teatavasti eelistab üks õige eestlane härjal kohe sarvist haarata...

Emotikon kehakeelt ei asenda. Valesti mõistmine saab sageli alguse ka kirjaliku kommunikatsiooni suurest osakaalust. Kirjutamist eelistatakse, et jääks “jälg maha”. Samas, ilma hääletooni, miimika ja kehakeele toetuseta edastatud sõnum saab sageli vääriti mõistetud. Emotikonid tekkisid hädavajadusest natukenegi neid arusaamatusi leevendada. Kuid kehakeelt need ikkagi ei asenda.

Kirjalikul kommunikatsioonil võiks olla üks väga tugev eelis (lisaks “jälje jätmisele”) visuaalse pildimaterjali edastamise võimaluse näol. Paraku kasutatakse seda vähem, kui võiks, ning foto, joonis või graafik asendatakse hoopis tähemärkidega – sõnadega. Kirjalik tekst on aga pildist oluliselt nõrgema mõjuga.

Eeldamine, kiirustamine ja kirjalik kommunikatsioon mitte ainult ei tekita probleeme, vaid ka väga kiiresti võimendavad neid, sest pärsivad märkamist. Arusaamatusi tuleb inimeste vahel ikka ette, projektijuhtimisel kohe kindlasti. See on normaalne ja paratamatu. Mida varem neid märgatakse ja lahendama asutakse, seda väiksem on tõenäosus, et arusaamatus kasvab üle tõsiseks konfliktiks.

17. mail toimuval Projektijuhtimise Aastakonverentsil 2016 räägitakse projektijuhi isikuomadustest, kutsetunnistusest, projektijuhtimise meetoditest, tulevikust, kommunikatsioonist ning ellujäämisest projektides. Lisaks räägib enda projektijuhtimise kogemusest neli projektijuhti.

. Ning kuni 10. maini on võimalik konverentsile registreeruda soodushinnaga 189 eurot (km-ga 226,80)Vaata konverentsi programmi SIIT

Autor: KRISTEL JALAK, Develop Design koolitaja ja konsultant, Projektijuhtimise aastakonverentsi esineja