2 mai 2016

Kuidas välistada kommunikatsiooni probleeme projektide juhtimises?

Foto: Pixabay

Projektijuhid otsivad lahendusi, kuidas vältida suhtlemisest tekkivaid vigu, sest uuringute andmetel ebaõnnestub 14–25% projektidest just puuduliku suhtlemise tõttu projekti osaliste vahel.

Muret teeb liiga suur info hulk PEETER VOOVERE aasta ehitaja 2015 ja Embach Ehituse projektijuht

Meil toimub tavaliselt kord nädalas nõupidamised nii töövõtja-tellija kui ka töö- võtja-alltöövõtja vahel. Nõupidamised toimuvad erineval ajal ning kiired küsimused lahendatakse otse meili teel, kuid tegevust koordineerib ikkagi töövõtja.

Töös olevate projektide infovahetus toimub igapäevaselt. Ettevalmistusfaasis olevate projektide korral vahetatakse infot vastavalt vajadusele.

Kommunikatsiooni kõige suuremaks murekohaks on olnud liiga suur ja mõttetu info maht. Sageli saadetakse forward-käsuga meil erinevatele osapooltele edasi, süvenemata info sisusse. Teiseks murekohaks on IT-süsteemide töökindlus. Tavaliselt on projektid elektroonilised ja asuvad serveris ning kui hommikul arvuti käima ei lähe, on päev maha visatud.

 

Pääsemist loodetakse IT-vahenditest, näiteks ühisplatvormide loomine, või siis protseduuride ja struktuuri korrastamisest: kvaliteetsemad aruanded, informeerimisgraafikud, parem protsessijuhtimine.

Paraku ei pruugi neist olla abi selliste probleemide põhjuste puhul, nagu näiteks eeldamine. Me kipume arvama, et teised inimesed on nagu meie. Mõtlevad sama moodi, mõistavad asju nagu meie. Seetõttu jäetakse kokkulepped üle kontrollimata – ma eeldan, et asi on kokku lepitud. Või kui kontrollimine toimub, siis küsimuse abil: “Kas sa said aru?” Vastus sellele: “jah” ei anna aga mingit infot selle kohta, mida täpselt ja kuidas see inimene siis ikkagi mõistis. Kui üldse mõistis.

Vastutuse jagamine. Üks eeldamise eriliikidest puudutab vastutuse jagamist omavahelises suhtlemises. Kelle asi on võtta initsiatiiv ja otsida ühendust? Mis asjaolude ilmnemisel? Kellega täpselt? Eeldus “kel janu, sel jalad” (või “kel häda, see kisab”), ei pruugi toimida, sest inimeste kannatlikkus, ajataju ja probleemitundlikkus võivad olla vägagi erinevad. Tegeliku psühholoogilise kontakti puudumine on teine sage põhjus, miks tähendus kahe inimese vahel “maha kukub”. Seda tingib kiirustav asjaajamine, vähene süvenemine, rööprähklemine (mitme asjaga korraga tegelemine). Püüeldakse “linnukese” kirja saamise poole või valitseb “Tehtud – mõeldud!” töökultuur (vahel ka lihtsalt “tehtud!” ilma igasuguse “mõtlemiseta”).

Nn small-talk ehk väike viisakusvestlus ei ole veidrike leiutis, sellel on täita ülioluline roll selguse ja usalduse tekitamisel suhtlemises. Kuid teatavasti eelistab üks õige eestlane härjal kohe sarvist haarata...

Emotikon kehakeelt ei asenda. Valesti mõistmine saab sageli alguse ka kirjaliku kommunikatsiooni suurest osakaalust. Kirjutamist eelistatakse, et jääks “jälg maha”. Samas, ilma hääletooni, miimika ja kehakeele toetuseta edastatud sõnum saab sageli vääriti mõistetud. Emotikonid tekkisid hädavajadusest natukenegi neid arusaamatusi leevendada. Kuid kehakeelt need ikkagi ei asenda.

Kirjalikul kommunikatsioonil võiks olla üks väga tugev eelis (lisaks “jälje jätmisele”) visuaalse pildimaterjali edastamise võimaluse näol. Paraku kasutatakse seda vähem, kui võiks, ning foto, joonis või graafik asendatakse hoopis tähemärkidega – sõnadega. Kirjalik tekst on aga pildist oluliselt nõrgema mõjuga.

Eeldamine, kiirustamine ja kirjalik kommunikatsioon mitte ainult ei tekita probleeme, vaid ka väga kiiresti võimendavad neid, sest pärsivad märkamist. Arusaamatusi tuleb inimeste vahel ikka ette, projektijuhtimisel kohe kindlasti. See on normaalne ja paratamatu. Mida varem neid märgatakse ja lahendama asutakse, seda väiksem on tõenäosus, et arusaamatus kasvab üle tõsiseks konfliktiks.

17. mail toimuval Projektijuhtimise Aastakonverentsil 2016 räägitakse projektijuhi isikuomadustest, kutsetunnistusest, projektijuhtimise meetoditest, tulevikust, kommunikatsioonist ning ellujäämisest projektides. Lisaks räägib enda projektijuhtimise kogemusest neli projektijuhti.

. Ning kuni 10. maini on võimalik konverentsile registreeruda soodushinnaga 189 eurot (km-ga 226,80)Vaata konverentsi programmi SIIT

Autor: KRISTEL JALAK, Develop Design koolitaja ja konsultant, Projektijuhtimise aastakonverentsi esineja

Jaga lugu:
EHITUSE UUDISKIRJAGA LIITUMINE

Telli olulisemad ehituse uudised igal nädalal enda postkasti.

Ehitusuudised.ee toetajad:

Eva Kiisler
Eva KiislerEhitusväljaannete juhtTel: 56 600 050
Sandra Malvik
Sandra MalvikEhitus ja kinnisvara konverentside programmijuhtTel: 58 552 554
Helen Paapsi
Helen PaapsiReklaamimüügi projektijuhtTel: 5880 7785