Kuidas saada hangetel parimaid pakkumusi?

Eestis on valdavalt praegusel ajal hangete puhul kasutusel kriteerium madalaim hind. Sellega on olnud nii edulugusid, kui ka õppetunde. Suuremad hankijad on viimasel ajal võtnud suuna väärtuspõhistele hangetele, kus lisaks hinnale soovitakse pakkujatel lähemalt oma pakkumused lahti seletada.

Kuigi Eestis on see muutus visa, siis nii meie naabrid põhjamaades kui ka saareriik Ühendkuningriigid (UK) on alustanud juba jõulisemat suunda hangetes, mis aitab välja sõeluda parimatest pakkujatest parimad. Ja seda mitte üldse hinna põhiselt.

Vaatame siinkohal lähemalt UK näidet ja soovitusi, mis ei ole kitsalt kohalikule seadusandlusele põhinev, vaid rõhutab pigem mõttemustrite ja suhtumise muutumist. Et nii UK kui ka Eesti riigihangete seadusandlus põhineb suuresti Euroopa Liidu direktiividel on mõlemal riigil põhimängureeglid samad.

- Mõelge läbi millist pakkujate käitumiskultuuri hanke hindamissüsteem soosib ja kujundab. Kas olete piisavalt selgelt hanke läbi mõelnud ja kirja pannud, vältida suurte riskidega ebanormaalseid või põhjendamatult madalaid hindasid. Madalaima hinnaga kõrgeimate punktide andmine soosib igal juhul võidujooksu allakäigule. Eraldades selgelt hanke hindamisel hinna ja kvaliteedi ning asetades rõhku viimasele, elimineerib see suurema tõenäosusega vaid hinnale keskendumise.

- Veenduge, et hanke hindamismeeskond mõistab täielikult hanke prioriteete, eesmärke, hindamiskriteeriume ja võimalikke vaidluskohti. Kõik meeskonna liikmed peavad olema piisavalt kvalifitseeritud, et hinnata oma valdkonda ning mõistma mida tähendavad hanke hindamisel mõisted vähene/hea/suurepärane. Hindamistulemus võib olla kergesti moonutatud, kui hindamismeeskonda viia

kurssi võimalike eelarvamustega teatud pakkujate vastu. See takistab ning kahjustab ausat hindamist ja ei ole õiglane pakkujate suhtes. Eriti suur risk on see võrdleva hindamise mudeli juures.

- Vältige „riiulilt võetud“ hindamismetoodikat, mis on koostatud konsultandi või oma maja töötajate poolt mõne teise hanke, objekti või teenuse tarbeks teisi prioriteete arvestades.

- Kirjelda võimalikult selgelt pakkujatele, mida hinnatakse ning hindamisel koosta kirjelduste põhjal „check-list“, kus saad täpsemalt määrata, millised lisahindamiskriteeriumid on täidetud ja millised mitte. See aitab hoida objektiivsust.

Hindamisel  mängib suurt rolli see, kui hästi pakkuja on saanud ülesandest aru ja kuidas suudab ta tagada läbipaistvuse ja koostöö kogu hanke elluviimise käigus.

Lisahindamiskriteeriumeid võib tänapäeval võtta kui eraldi teadust, mis aitab hankijal saada seda, mida nad tegelikult soovivad. Loodavaid kriteeriume saab kohaldada neid järjekindlalt kasutades.

Hankijal on klientidele müümiseaeg lühike (raisates enamik aega ja ressursse hanke läbiviimisel), kuid suurim kaotusvõimalus peidab hankeprotsessis vähese tähelepanu pööramine hindamisel ja  analüüsimisel.

Artiklis on ühe allikana kasutatud ajakirjas Building ilmunud Towers & Hamils parter Rebecca Reesi artiklit „Hankel keskendu parimale tulemusele“ ning autori kogemust.