CM: Andmenet lõi turvalise paberivaba ehitusdokumentide registri

Miks ehitusettevõtted ja kohalikud omavalitsused peaksid hakkama kasutama Ehitusdokumendid.ee lahendust?

Igal juhul on see Heidi Matsi sõnul vajalik kõigile, kes on kogenud dokumentide füüsilist kadumist ja nende süstematiseeritust, kui ehitusperioodil on dokumendid laiali erinevate töövõtjate käes ning kui objekti lõpus kulub alati palju aega ning raha dokumentide kogumisele, allkirjastamisele ja köitmisele. Ja muidugi neile, kellel on esinenud probleeme paberdokumentide arhiveerimisega nende suure füüsilise mahu pärast ning puudunud seni võimalus paberitele digitaalselt allkirju anda.

Igapäevast tööd tõhustavad kasutajate suhtlusvõrgustik ja eeltäidetud blanketid

Oluline on võimalus kasutada objekti kasutajate vahelist suhtlusvõrgustikku, mille kasutajaid on määratud rollide nagu ettevõtte esindaja, peatöövõtja, alltöövõtja ja tellija/omanikujärelevalve alusel. Iga liidetud kasutaja saab vastavalt talle antud õigustele näha, muuta, katalogiseerida ja allkirjastada objektiga seotud dokumentatsiooni nii kontoris kui ka objektil, sest veebipõhine lahendus annab kasutajatele võimaluse siseneda Ehitusdokumendid.ee lehele arvutist, tahvelarvutist ja nutitelefonist; vajalik on vaid interneti olemasolu.

Kogu dokumentatsioon peab olema ehituse ajal objektil, kuid näiteks väiksematel objektidel pole soojakuid, seega oleks lihtsaks lahenduseks veebipõhine ligipääs dokumentatsioonile objektil. Sisenemiseks on kolm varianti: ID-kaardiga, Mobiil-ID-ga ja parooli abil.

Väga mugavaks ja kiireks muutub asjaajamine seoses ehituslikult täidetavate blankettidega nagu ehitustööde päevik, kaetud tööde akt, koosoleku protokoll ning muud lisatavad dokumendifailid, näiteks doc, xls, pdf, dwg, mpp, jpg ja avi. Fotosid, jooniseid ja videosid objektist saab lisada nii otse telefonist või fotoaparaadist, aga ka skänneeritult.

Üleslaadimise mahul pole piiranguid ning kui objekt on valmis ja kogu dokumentatsioon salvestatud, saab ühe nupulevajutusega eksportida kõik vajalikud paberid üheks komplektseks failiks, kust saab kiiresti otsida, printida erinevaid dokumente või kogu dokumentatsiooni edastada kohalikule omavalitsusele. Samuti on võimalus kliendi soovil arhiveerida dokumentatsioon Ehitusdokumendid.ee serverites.

„Mõelge, kui palju peetakse koosolekuid otse objektil ning protokollitakse hiljem – keegi peab siis saama kätte kõigi osalejate allkirjad. Ehitusdokumendid.ee lahendab selle probleemi, sest protokolli vormi saab arvutis kergelt hiljem täita ning kõik osalejad allkirjastavad protokolli digitaalselt neile sobival ajal ja sobivas kohas,“ seletab Heidi Mats. Samas on näha, kellel on allkiri andmata või vajalik dokument läbi lugemata – sellegagi saab kiirendada ettevõtete tööd ja infovahetust.