Täiusliku ärijuhtimise blogi #5 sammu probleemi lahendamisel

Probleemi lahenamine
Probleemi lahenamine

Äriprotsesside juhtimisel tuleb igapäevaselt ette probleeme, mis mõjutavad ettevõtte produktiivsust, raiskavad ressursse ja pärsivad kiirust. Pideva parendamisega tegelevad ettevõtted kasutavad probleemide lahendamiseks erinevaid metoodikaid ning vorme.

Et probleemi lahendamisel on kõige olulisem kiirus ning probleemi lahendamine ise ei saa muutuda probleemiks. Probleemide lahendamise puhul on oluline, et see oleks lihtne, süstemaatiline ning aitaks tulevikus sarnaste ilmingute vältimist. Probleemi enda kirjeldamine ei tohiks samuti muutuda vastumeelseks, e problemaatiliseks takistuseks.

Toome siinkohal ühe võimaluse probleemide kiireks ja süstemaatilisemaks lahendamiseks, mis on leidnud viimasel ajal suure huvi protsessijuhtide kogukondades – 5i lähenemine, mille autoriks on Taani protsessijuhtimise ekspert Henrik Kj¿rulff.

5i on mõeldud igapäevaste probleemide lahendamiseks. See on välja töötatud eesmärgiga: tagada pragmaatiline ja kiire lähenemine süstemaatilisele probleemide lahendamisele.

Peamine erinevus i ja teiste “probleemide kiirete lahendamiste tööriistade” puhul on eesmärgi püstitus mine-vaata-mis-toimub on sisse “ehitatud”. Kõige olulisem on pöörata tähelepanu, mida sa soovid iga korraga saavutada, kui lahendad probleeme ja probleemi lahendamine annab parimaid tulemusi “tööpõllul”.

Intention – Kavatsus

Miks alustada kavatsusest? Miks on oluline panna eesmärk paika enne kui üldse alustad?

Kirjalikult formuleeritud eesmärk on liialt alahinnatud. Uuringud näitavad, et kui eesmärk on kirjalikult kirja pandud, saavutatakse tulemused paremini. Miks ei peaks see siis toimima ka ettevõtte äriprotsesside probleemide lahendamisel?

Teine oluline Kavatsuse väärtus on motivatsioon. Kui me alustame lihtsalt “Probleem seisneb toorikute kriipimises tootmise ajal”, siis ei saa keegi võtta selle probleemi puhul vastutust. Kuid kui kirjutame, et “Eesmärk on teada saada probleem, mis põhjustab kriipimised tootmise käigus” on see selgemalt mõistetavam.

Ole probleemi kirjeldamisel pragmaatiline, tee seda lihtsas keeles nii, et kõik saaksid sellest ühtmoodi aru.

Interest – huvitatus

Üks mõjusamaid tegureid probleemi lahendamisel on huvi selle vastu, mis tegelikult protsessides toimub. Selleks tuleb minna sageli kohapeale vaatama, kus probleem on ilmnenud. Selle sammu juures on mõista protsesse läbinisti, et saaks aru, mis võib olla takistus. Kõige lihtsam on kogu protsess visualiseerida näiteks väärtusahela kaardistuse abil.

Oluline on tagada protsessikirjeldus ka kõikide olemasolevate andmetega. Kui me saame aru, mis täpsemalt ei tööta nii nagu tarvis, saame ka täpsemalt kirjeldada probleemi olemasolu. Eelpool toodud näite puhul “Kriimustused ilmnevad sektoris B värvimise käigus.”

Investigate – uuri

Kui on teada, millises protsessis on viga ilmnenud, siis pane kirja kõik võimalikud põhjused, mis võivad olla probleemi põhjuseks. Seda võib teha ka lihtsa ajurünnaku teel, küdi võib kasutada ka juhtimises tuntud kalaluu diagrammi.

Asja iva on plaanida, mida soovitakse testida. Testi ning selgita välja probleemi mõjuulatus. Tee seda, kuni oled avastanud tegeliku põhjuse, mis probleemi tekitab. Selleks võib kasutada ka lihtsat “viie miksi” meetodit.

Intervene – sekku

Piira probleemi mõju. Kvaliteediga seotud probleemide puhul peatatakse sageli protsess seni, kuni viga uuritakse. See aitab vältida vea jätkuvat edasikandumist, mis mõjutab juba kogu toote või teenuse kvaliteeti olemasolevale või teistele klientidele.

Implement – rakenda ellu

Lahenduse ellu rakendamisel on peamine leida võimalikult lihtne ja pragmaatiline lahendus, mida saab rakendada võimalikult kiiresti. Eesmärk on leida parimaid rakendatavaid lahendusi, mis annavad maksimaalse mõju probleemi lahendamisel.

Kui kasutada selliseks lahenduskäiguks paberil või elektroonilist vormi, on võimalik tekkinud probleeme ja nende lahenduskäike arhiveerida ning vajadusel sama probleemi ilmnemisel märksõna kaudu kiiresti üles leida. Selleks on paljud ettevõtted ka erinevaid lahendusi loonud, mis aitavad igapäeva töös ka kiiremini lahendusteni jõuda.

Kui soovite teada saada, kuidas Eesti edukamad ettevõtted oma meeskondadega efektiivselt probleeme lahendavad, tootlikkust tõstavad ning oma protsessijuhtimist kujundavad, siis kutsun Teid sellest osa saama 28. aprillil Tallinnas Ülemiste City SpaceX sündmuskeskuses toimuvale Täiusliku ärijuhtimise konverentsile: Protsessijuhtimine 2016.

Teiste hulgas esinevad oma ala parimad juhid ning eksperdid ettevõtetest ABB, Nortal, SEB, Mainor Ülemiste, SwissProperty, Mercus Software Ltd, Põhja-Eesti Regionaalhaigla, Harju Elekter jt.

Lisaks on võimalus luua äri- ja koostöökontaktid edumeelsemate juhtide ja ekspertidega.

Osale arutelus

Ehitus­uudised.ee toetajad:

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi ehitusuudiseid sotsiaalmeedias:

RSS

Ehitus­uudised.ee toetajad:

Ajakiri Ehitaja

november 2017

Teabevara ehitus­spetsialistile

Valdkonna tööpakkumised

Lemminkäinen otsib TEEDEEHITUSE PROJEKTIJUHTI

Finesta Baltic OÜ

30. detsember 2017

Ehituse erilehed