Autor: Ketlin Rauk • 17. märts 2015

Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.

Edukaks läbirääkimiseks

Tee ära eeltöö - hinnapakkumine, taustauuring Esitle ennast, jaga infot varasemate tööde kohta Saada läbirääkimiste laua taha kompetentsed inimesed Viisakas suhtlemisstiil on oluline ja kindel pluss Koolita töötajaid, ka läbirääkimiste protsessi osas Anna tagasisidet otsuse kohta, ka juhul, kui partner valituks ei osutunud.

Enne lepingu sõlmimist toimuvatel läbirääkimistel all- ja peatöövõtja vahel tuleks täpselt paika panna kõik tingimused ning keskenduda mitte üksnes hinnale, vaid ka sellele, mida pakutud hind sisaldab. ASi Eviko juhataja Kaimo Sepa sõnul nendel tavamõistes tüüpläbirääkimisi ei esine. "Ampluaa on väga lai, läbirääkimised erinevad nii mahtude kui ka detailsuse osas," kinnitas ta. Samuti on mõned lühiajalised, teised pikemad.

Sepa sõnul on partnerite puhul oluline varasema kogemuse olemasolu - kui ettevõte tuleb läbirääkimistele esmakordselt, tehakse enne taustauuring. Kõige tähtsama tegurina nimetab Sepp vastaspoole kompetentsust. "Kindlasti mõjutab läbirääkimisi negatiivselt see, kui tuleb inimene, kes asjadest midagi ei jaga," kinnitas ta. "Eelistame neid, kellel on piisavalt nii kogemust kui ka kompetentsi." Sepa sõnul on viisakas suhtlemisstiil samuti oluline ja kindel pluss, ent teadmiste puudumist see siiski ei korva.

Tulemuse kohta info puudub.  OÜ Hansaviimistluse juhataja Veigo Gutmanni hinnangul kestab hankeprotsess töö keerukusest sõltuvalt koos läbirääkimistega kolm-neli nädalat ning liigagi tihti sumbub see allhankija poolt vaadatuna selge tulemuseta. "Ehk siis lõpliku otsuse saamiseks, juhul kui ei olda hanke võitja, peab allhankija ise aktiivne olema," kinnitas ta. "Päris tihti ei saa peatööövõtja teatatud, et ei osutunud valituks."

Läbirääkimistel on Gutmanni sõnul ette tulnud igasuguseid situatsioone. "Tellime ju ise alhanget ja osaleme ka ise suurematel allhankepakkumistel," selgitas ta. "Enamuses otsustab ikka hind, sõltumata asjaolust, et olen tihti kokku puutunud olukorraga, kus kõik saavad aru, et nn odavaim hind ei ole aus hind vaid haltuura hind ehk sisaldab ökonoomitamist maksudega." Ta lisas, et just viimasel põhjusel teevad nemad ise allhankepakkumisi ehitusettevõtetele harva ja üritavad rohkem otsekontakte luua tellijatega.

Gutmann tõdes, et läbirääkimised katkevad neil suhteliselt sageli, just suuremate peatöövõtuettevõtetega. "Seda põhjusel, et sage on olukord, kus allhankijale püütakse delegeerida peatöövõtja ülesandeid ja kohustusi."

Gutmanni sõnul tuleb ette sedagi, et lepingut saab tõlgendada nii, et allhankija peaks vastutama eelneva töö kvaliteedi eest, mis sest, et vastutus lasub pigem töö teostajal ja peatöövõtjal. Gutmann märkis, et just seepärast on nad oma koostööpartneritest välistanud ühe konkreetse Eestis üsna suure ettevõtte, kes arvas, et viimistleja peaks vastutama müüritöö kvaliteedi eest. "See on absurdne, aga reaalselt ette tulnud juhtum," kinnitas ta.

Milliseid vigu enim tehakse? Gutmanni sõnul keskendutakse ainult hinnale, hindamata seda, mida see reaalselt sisaldab. Samas tuleb ette palju olukordi, kus ehitustöö tellimise ajal pole projekt piisavalt korrektne - laua ääres on läbirääkijad, kes tegelikult ei saagi üksteisest aru saada, sest täpset toodet või teenust ei suudeta projektiga kirjeldada, tõdes ta. "See on meil üsna sage probleem, et on justkui olemas objekt ja projekt, üks tellib, üks projekteerib, üks on peatöövõtja, üks teeb allhanget, aga valmivast või planeeritavast tööst saavad kõik erinevalt aru - see on tegelikult suur probleem ja kahjuks üsna sage."

OÜ Astlanda Ehituse projektijuhi Paul Järvsoo sõnul on hanke- ja läbirääkimisprotsess nende ettevõttes allutatud ettevõtte kvaliteedi- ja juhtimissüsteemile. "Hanke ajaline paiknemine üldkalendergraafikus on paika pandud hankegraafikuga, mis on hankeosakonna ja projektimeeskonnale aluseks hangete läbiviimisel," selgitas ta. Nimetatud hankegraafikus on juba läbi mängitud võimalik pakkumise periood, läbirääkimiste periood ja hangitava toote-materjali vajalik tarneaeg.

Olenevalt hangitava töölõigu või ostumaterjali eripärast kestab hankeprotsess nädalast kuni kuuni, arvestamata tarneaega. "Hanke käigus küsitakse pakkumist võimalikult paljudelt pakkujatelt, reeglina üritame protsessi kaasata ka neid ettevõtteid, kellega varasemalt koostöö kogemus puudub," lisas ta.

Õngitsetakse paremat hinda. Järvsoo sõnul teevad endast lugupidavad ettevõtted reeglina kohe pakkumise, mis on mõlemale osapoolele sobiv. "Samas esineb pakkujate hulgas ka nn kalastajaid, kes esitavad turuhinnast kordades kallima pakkumise," lisas ta. "Läbirääkimiste periood kestab seni, kuni võimaliku töövõtja pakkumise tingimused meid rahuldavad - pakkumise maksumus, tarneaeg ja tehniline lahendus on sama, meil on tellijaga kokku lepitud."

Järvsoo märkis, et kui on tunda, et töövõtjad hakkavad võtma mitteotstarbekaid riske või tehakse pakkumisi alla omahinna, jätavad nad sageli need pakkumised esialgu läbirääkimistelt välja või lasevad pakkujal põhjendada endapoolset seisukohta ja lahendust, millega on antud maksumuse või muude tingimusteni jõutud. "Juhtub ka seda, et mitmel töövõtjal on läbirääkimiste tulemusena välja pakutud sama maksumus ja ka ülejäänud tingimustes ja lahendustes on pakkumised samaväärsed," tõdes ta. Töövõtja valik tehakse alati projektimeeskonna, hankeosakonna ja divisjoni juhi koostöös, kaaludes kõiki erinevaid aspekte. "Nende hulka kuulub näiteks maksumus, varasem kogemus, ettevõtte maine, maksetingimused, tarneaeg, oma tööjõu olemasolu või alltöövõtjate kasutamine, vahendaja või tehase esindaja olemasolu jne," loetles ta.

Sage läbirääkimiste katkemine. Seda, et läbirääkimised katkevad, juhtub Järvsoo sõnul kõikide hangete puhul. "Läbirääkimised katkevad reeglina ühe või mõlema poole huvi puuduse tõttu, kui teatud tingimused või tingimus ei rahulda üht või mõlemat osapoolt," nentis ta.

Järvsoo sõnul sõltub töölõigu või materjali maksumus paljuski turul toimuvast ja sesoonsusest. "Kuivõrd eraettevõtete poolt ehitatav on aastast-aastasse samas suurusjärgus, mõjutavad turuolukorda riigi ja kohaliku omavalitsuse tellimused," märkis ta. "Täna, mil viimaseid on vähe või õigemini praktiliselt üldse mitte, on tekkinud olukord, kus töövõtjad on alakoormatud ja hinnalangus paljudes tööliikides paratamatu. Seda ei saa aga öelda materjalide ja seadmete kohta, mis ei sõltu meie väikesest turust.

Järvsoo lisas, et samas on ettevõtetel väga suur palgasurve, mis ei võimalda hinda allapoole lasta, pigem tehakse tööd vähemate inimestega ja väiksemas mahus ning makstakse töötajatele korrektsekt palka, kui et suurendatakse töötajate arvu ja töömahtu.

Hanke läbiviimisel koostatakse Järvsoo sõnul reeglina pakkumise kutse, mis koosneb tekstilisest osast ja muudest dokumentidest ning joonistest. "Kutses on ära näidatud kõik meid huvitav - ajaline osa, töö piiritlus, maksetingimused, garantii- ja kvaliteeditingimused jne," kinnitas ta. "Ülejäänu tuleb juba tehnilistest dokumentidest ja joonistest," lisas Järvsoo, kelle sõnul läbirääkimistel osalevad reeglina erialaspetsialistid. "Harva, kui ehituses tuleb läbirääkimisi pidada mittepädevate inimestega, ettevõtted on panustanud töötajate koolitamisse. Loomulikult on läbirääkimiste juures olulised ka inimeste suhtlus - ja läbirääkimiste oskus," lisas ta.